公正証書を作る具体的な手続き

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用意する書類

本人であること、正式な代理人であることの証明書などはどんな場合でも必要になります。本人自らが嘱託する場合は、本人の印鑑証明書1通(法人のときはその法人の資格証明書または商業登記簿謄本も1通必要)、実印を用意します。運転免許証やパスポートなどと認印で受け付けてくれる公証役場もあります。 代理人によって嘱託する場合は、委任状と本人の印鑑証明書1通(本人が会社などの法人の時はその法人の資格証明書または商業登記簿謄本も 1通必要)、代理人の印鑑証明書1通、本人と代理人の実印を用意して下さい。代理人の印鑑証明書、実印に書いて運転免許証やパスポートなどと認印を提出すれば足りる公証役場もあります。

公正証書にする内容の整理

必ず事前に、その内容をまとめておいて、文書にしておきましょう。具体的には、だれが、だれに対して、いつ、どこで、何を、どのようにしたのか、について簡潔にまとめておくとよいでしょう。なお、代理人によって作成を嘱託する場合には、委任状に作成内容が明らかにされることになります。

一度相談してから準備する

経験があったり簡単な内容であれば、準備をして一度公証役場に行けば、それで決着はつきます。ただ、公正証書の作成の嘱託(作成依頼)が初めてだったり、かなり複雑な内容であれば、一度公証役場に行って、どのような準備をしておくべきかを相談するのもよいでしょう。入念な準備をしたつもりでも、必要な書類が足りずに、再度準備をし直して出直すのは時間のむだになります。前もって必要な書類や調べて明らかにしておくべき事実を確認して、万全の準備を整えてから公証役場に行くと、スムーズに公正証書も作成できますし、公証人も安心して仕事ができます。

公証役場に行くのは

公正証書作成の嘱託のために公証役場には、原則として、当事者双方がそろっていかなければなりません。代理人に依頼したときは、代理人と相手方、当事者双方の代理人同士がそろって公証役場に行きます。ただ、遺言状を作成する場合には遺言をするもの(遺言者)と二人以上の証人(立会い人)がいかなければなりません。未成年者、遺言者の相続人と遺言を受けるもの(受遺者)やその親族、公証人の親族や書記などは証人になれません。

公証役場での手続きの進行

公証役場には、午前9:00から午後4:00過ぎぐらいまでの間に、出頭するようにします。事前に相談に行っていた場合には、次回に正式に嘱託のために出頭する時間を拘束することもあります。公証役場に到着したら、受付で公正証書作成の嘱託に来たことを伝えます。すると、係員が公証人のところへ案内してくれます。ただ、時間帯などによっては、混雑のためにしばらく待たされることもあります。事前に相談したうえで訪れていれば、そのまますぐに公証人が作成に取り掛かります。しかし、それ以外の場合には、まず、担当になった公証人に対して、どんなことを公正証書にしたいのかを説明します。内容を説明するに際しては、あらかじめ用意している書式やメモをもとに、簡潔にわかりやすく説明するように心がけましょう。

公正証書にすべき内容とは直接関係のないことや個人の感情に関する事柄を、長々と話すことは避けるようにしましょう。公証人の方から説明を求めてくることもあるので、質問されれば、ありのままに簡潔に答えてください。内容面の確認が終わり、添付書類の点検がすめば、公正証書の作成に入ります。簡単なものであれば、その場ですぐに作成してもらえることもあります。しかし、多くの場合は、一定期日が指定されて、その日に仕上がっている公正証書を受け取りに行くことになります。

公正証書が完成したら

公正証書が完成すると、公証人が当事者の前でそれを読み上げてくれます。当事者は、仕上がった内容に間違いはないか、過不足の件はないかなどを確認します。公正証書の内容に間違いがないことが確認できたら、当事者はそれぞれ記名・押印をします。これによって公正証書に効率的な効力が発生するのです。なお、将来、強制執行の可能性がある場合には、強制執行を申し立てる当事者が、公正証書の正本を受け取って保管するようにします。

どのくらいの費用がかかるのか

気になるのが公正証書作成のための費用ですが、公証人の手数料ということで、公正証書完成時に現金で支払います。この価格は、「公証人手数料令」によって一律に規定されています。基本的には、依頼した契約(法律行為)が目的とする金額、例えば、売買契約なら代金、貸し金契約なら借金の額が、手数料算出の基礎になります。詳しくは、公証役場に問い合わせてみてください。