内容証明郵便とは
内容証明郵便は、「だれが、どんな内容の郵便を、だれに送ったの か」を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。 郵便は、正確かつ確実な手段ですが、それでも、ごくまれに配達され ないこともあります。そうなると、後々そんな郵便は受け取っていな い、いやたしかに送った、というようなトラブルになってしまうかも しれません。内容証明郵便を利用しておくと、そうした事態は避けら れます。
たしかに、一般の郵便物でも書留郵便にしておけば、郵便物を引き 受けた時から配達されるまでの保管記録は郵便局に残されます。しか し、書留では、郵便物の内容についての証明にはなりません。その点、 内容証明郵便を配達証明つきにしておけば郵便物を発信した事実から、 その内容、さらには相手に配達されたことまで証明をしてもらえます。 これは、後々訴訟にでもなった場合の強力な証拠になります。
内容証明郵便自体は、特別な法的効力をもつものではありま せん。法的な効力が問題になるのは、書かれた内容の方です。ただ、 特殊な郵便物ですから、それを受け取った側は、たいてい何らかの反 応をしてきます。相手にお金を貸しているような場合、それまで何度 請求してもなしのつぶてだったのが、分割払いの申し出があったり、 支払延期の申し出があったりするかもしれません。 特に、弁護士名で送られてきた内容証明郵便や、裁判所のなかにあ る郵便局から発送された内容証明郵便は、郵便物の内容自体はさほど のものでなくても、受け取った相手方の心理的なプレッシャーは相当 なものです。
同じ内容のものが最低３通必要である
内容証明郵便は、受取人が１人の場合でも、同じ内容の文面の手紙 を最低３通用意する必要があります。ただ、全部手書きである必要は なく、コピーでも大丈夫です。郵便局ではそのうち１通を受取人に送 り、１通を局に保管し、もう１通は差出人に返してくれることになっ ています。同じ内容の文面を複数の相手方に送る場合には、「相手方の 数＋２通」分用意します。用紙の指定は特にありません。手書きの場 合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用す るのがよいでしょう。ワープロソフトで作成することもできます。
内容に間違いがないように
内容証明郵便は受取人にある程度のインパクトを与える郵便です。 後々訴訟などになった場合に、証明力の高い文書として利用すること もできます。また、一度送ってしまったら、後で訂正はできません。 このことから、内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査・ 確認した上で正確に記入することが必要です。
誤った事実や内容が書 いてあると、将来裁判になった場合に、主張や請求の根拠について疑 いを持たれかねません。 また、本論に関係のないよけいなことが書いてあったり、あいま い・不正確な表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足をとられ ることにもなります。表現はできるだけ簡潔に、しかも明確に書くこ とが大事です。前置きは省略して本論から書きはじめましょう。
1枚の用紙に書ける字数
内容証明郵便で１枚の用紙に書ける文字数には制約があります。縦 書きの場合は、１行20字以内、用紙１枚26行以内に収めます。横書き の場合は、①１行20字以内、用紙１枚26行以内、②１行26字以内、用 紙１枚20行以内、③１行13字以内、用紙１枚40行以内に収めます。つ まり、用紙１枚に520字までを最大限とするわけです。もちろん、長文 になれば、用紙は２枚、３枚となってもかまいません。
ただ、枚数に 制限はありませんが、１枚ごとに料金が必要になります。これについ ては後述します。 使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。英語は 固有名詞に限り使用可能です。数字は算用数字でも漢数字でも使用で きます。また、句読点や括弧なども１字と数えます。一般に記号とし て使用されている十、－、％、＝なども使用できます。 なお、①、（2）などの丸囲み、カッコつきの数字は、文中の順序を 示す記号として使われている場合は１字、そうでない場合は２字とし て数えます。
用紙が２枚以上になる場合には、ホチキスやのりでとじ て、ページのつなぎ目に左右の用紙へまたがるように、差出人のハン コを押します（割印）。これは差し替え防止のためです。なお、このハ ンコは三文判でもかまいません。